Pengertian Administrasi dan 5 Fungsi Administrasi pada Perkantoran

Administrasi merupakan serangkaian aktivitas yang berkaitan dengan perencanaan, pengendalian, pengorganisasian, pengawasan, pengarahan, dan juga penyelenggaraan. Sedangkan kantor merupakan sebuah tempat yang digunakan untuk bekerja. Aktivitas kantor sangat berhubungan dengan kegiatan administrasi. Sehingga fungsi administrasi pada perkantoran juga sangat penting. 

Hampir semua kegiatan yang ada di kantor masuk dalam kategori administrasi. Mulai dari penyajian laporan hingga penyelenggaraan sebuah rencana dalam sebuah administrasi. Pengarahan dari direksi ke karyawan juga termasuk dalam kegiatan administrasi. 

Pengertian Administrasi dan 5 Fungsi Administrasi pada Perkantoran

Fungsi Administrasi pada Perkantoran 

Sebelum mengetahui apa itu fungsi administrasi, akan lebih baik jika mengetahui definisi dari administrasi itu sendiri. Sebab, ada berbagai definisi administrasi yang dilihat dari berbagai sudut pandang. Bahkan definisi yang diungkapkan oleh beberapa ahli. 

Seperti yang diungkapkan oleh George Terry yang menyatakan bahwa administrasi merupakan suatu perencanaan, pengendalian, dan pengorganisasian pekerjaan. Kegiatan administrasi ini dilaksanakan untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Kemudian menurut Edwin Robinson yang menyatakan bahwa administrasi merupakan seni manajemen. Seni ini berhubungan dengan tugas operasional yang ada di kantor. 

Jika dilihat dari definisinya, fungsi administrasi pada perkantoran adalah berkaitan dengan tujuan yang akan dicapai. Seperti yang diketahui bahwa setiap kantor memiliki tujuan masing-masing. Keberadaan administrasi sendiri juga memiliki tujuan. Ada banyak jenis administrasi dan salah satunya adalah administrasi perkantoran. 

Berarti ruang lingkup administrasi perkantoran meliputi seluruh komponen yang ada di dalam kantor. Agar tujuan perusahaan tercapai, maka dibutuhkan manajemen perkantoran yang baik. Hal ini dimulai dari kegiatan administrasi yang ada di kantor. Bisa dikatakan bahwa fungsi administrasi pada perkantoran sangatlah penting. 

Menyediakan data berupa informasi lengkap kepada pihak yang membutuhkan merupakan salah satu tujuan dari administrasi. Tujuan yang lainnya adalah melakukan verifikasi, pemantauan, dan evaluasi, bahkan laporan terkait dengan perkantoran. Perekrutan karyawan dan wawancara juga termasuk dalam kegiatan serta tujuan administrasi. 

Banyaknya kegiatan dan tujuan administrasi mengindikasikan bahwa administrasi memiliki peran yang begitu penting. Prosedur kerja yang baik juga dapat dilihat dari kegiatan administrasinya. Sehingga para pegawai harus mampu mengerjakan tugas yang diberikan dengan baik. 

Apa Saja Fungsi Administrasi pada Perkantoran? 

Setelah mengetahui sekilas mengenai pengertian dan tujuan administrasi, maka yang selanjutnya adalah fungsi administrasi. Berikut ini beberapa fungsi dari administrasi yang ada di perkantoran. 

1. Fungsi Manajerial 

Fungsi manajerial merupakan fungsi yang membutuhkan kemampuan perencanaan, pengukuran, dan pemotivasian. Dalam hal ini, fungsi administrasi pada perkantoran dapat dilihat dari kegiatan pengorganisasiannya. Kemudian kegiatan pembuatan anggaran, lalu dilanjutkan dengan evaluasi. 

Seperti namanya, fungsi ini biasa diampu atau dilaksanakan oleh staf selevel manajer. Staf ini memiliki tanggung jawab penuh terhadap pelaksanaan sistem sekaligus prosedur yang berkaitan dengan administrasi. 

2. Fungsi Interpersonal 

Selanjutnya adalah fungsi interpersonal yang membutuhkan kemampuan penilaian dan juga analisa. Sebab, fungsi ini akan berakhir dengan pengambilan keputusan dan pengkoordinasian tim proyek. Bisa dikatakan bahwa fungsi ini memiliki peran yang begitu penting dalam sebuah kantor. 

Bagian yang menangani fungsi ini adalah staf administrasi secara langsung. Fungsi administrasi pada perkantoran ini juga menjadi salah satu pijakan untuk jenjang karir. Terutama untuk bagian yang menangani. 

3. Fungsi Analisis 

Fungsi administrasi yang lainnya adalah analisis. Fungsi ini tentunya berbeda dengan yang sebelumnya. Bisa dikatakan bahwa fungsi analisis membutuhkan pola pikir yang begitu kritis dan kreatif. Tujuannya adalah untuk mengambil keputusan pada suatu masalah. 

Seperti masalah yang berkaitan dengan pembelian dan lainnya. Fungsi analisis diampu oleh bagian tingkat tinggi yaitu manajer. Tanggung jawab yang dimiliki adalah mendukung setiap keputusan yang akan dipilih. 

4. Fungsi Teknis 

Fungsi administrasi pada perkantoran yang selanjutnya adalah fungsi teknis. Fungsi yang satu ini juga tidak kalah pentingnya bagi perkantoran. Sebab, fungsi teknis merupakan salah satu fungsi yang membutuhkan keterampilan perkantoran, opini, dan keputusan yang memadai. 

Salah satu contohnya adalah penggunaan komputer dan cara mengoperasikannya dengan benar. Kemudian penggunaan teknologi yang membantu pekerjaan administrasi. Seperti aplikasi yang digunakan untuk menginput sebuah data. Departemen teknologi informasi atau teknisi merupakan bagian yang mengampu fungsi ini. 

5. Fungsi Rutin 

Fungsi rutin merupakan fungsi yang terakhir pada kegiatan administrasi perkantoran. Fungsi ini berkaitan dengan penggandaan dan juga pengarsiapan sebuah dokumen atau data. Kegiatan administrasi ini tentunya harus dilakukan dengan baik agar tidak menimbulkan masalah. 

Staf administrasi merupakan bagian yang mengampu kegiatan ini. Proses penggandaan, pencetakan, dan pengarsipan merupakan kegiatan umum yang sudah mengalir. Hampir setiap hari pekerjaan ini dilakukan dan memiliki manajemen tersendiri. 

Secara keseluruhan fungsi administrasi pada perkantoran memang sangat penting. Hampir semua pegawai mengampu setiap fungsi dari administrasi. Hal ini bertujuan agar prosedur kerja lebih terarah dan memberikan hasil yang maksimal. Kemudian menghindari perputaran tugas yang bertumpu pada satu bagian.
Review Pengertian Administrasi dan 5 Fungsi Administrasi pada Perkantoran Pengertian Administrasi dan 5 Fungsi Administrasi pada Perkantoran Reviewed by on Thursday, May 21, 2020 Rating: 5

No comments:

Powered by Blogger.