Pengertian dan Jenis-jenis Dokumen Administrasi Perkantoran

Di dalam administrasi perkantoran, dokumen menjadi salah satu bagian yang sangat penting. Dokumen administrasi perkantoran mencakup berbagai macam hal mengenai surat-menyurat atau benda-benda berharga yang bisa dijadikan alat bukti dalam mendukung keterangan agar lebih meyakinkan. Dokumentasi sendiri merupakan kegiatan di dalam mencari, mengumpulkan, menyusun, meneliti, mengolah, serta memelihara dokumen baru sehingga lebih bermanfaat. 

Dari definisi tersebut, tampak bahwa dokumen lebih luas daripada surat. Surat merupakan sebagian kecil dari dokumen. Dalam bidang administrasi perkantoran, sebagian besar dokumen berupa surat kantor. Meliputi memo, surat, laporan, LPT atau Lembar Pesan Telepon, email, dan lain sebagainya.
 
Pengertian dan Jenis-jenis Dokumen Administrasi Perkantoran

Pengertian Dokumen Administrasi Perkantoran 

Pengertian dari dokumen sendiri terdiri atas beberapa versi. Mulai dari pengertian dokumen menurut kamus kepegawaian, kamus bahasa Inggris webster, ensiklopedi umum, dan juga ensiklopedi administrasi. 

Menurut kamus kepegawaian, dokumen diartikan sebagai seluruh catatan yang tertulis, baik tidak tercetak maupun tercetak. Dokumen juga diartikan sebagai semua benda yang memiliki keterangan terpilih untuk dikumpulkan, disediakan, disusun, atau disebarkan. 

Sementara itu, menurut kamus bahasa Inggris webster, dokumen diartikan sebagai hal yang bisa membuktikan sesuatu dengan keterangan atau melengkapi keterangan berupa fakta-fakta. Selain itu, dokumen juga bisa melengkapi keabsahan dari keterangan seperti pernyataan, surat keterangan, dan lampiran-lampiran untuk melengkapi sebuah tesis atau buku. 

Di dalam ensiklopedi umum, dokumen juga diartikan sebagai akte, surat, surat resmi, piagam, dan bahan rekaman tercetak atau tertulis yang bisa memberikan keterangan. Sementara menurut ensiklopedi administrasi, dokumen diartikan sebagai warkat asli yang dipakai sebagai alat pembuktian atau alat untuk mendukung sebuah keterangan. 

Selain terdiri dari beberapa sumber pengertian, dokumen juga terbagi ke dalam beberapa jenis. Berikut ini adalah informasi selengkapnya mengenai jenis jenis dokumen administrasi yang sering digunakan dalam perkantoran. 

Jenis Jenis Dokumen 

Jumlah dan jenis dokumen administrasi perkantoran yang sering digunakan biasanya sangat banyak. Oleh sebab itu, kita harus melakukan pengaturan yang baik terhadap dokumen tersebut. Sehingga di dalam penyimpanannya dapat lebih mudah sekaligus untuk menemukan dokumen bila sewaktu-waktu dibutuhkan. 

Jenis dokumen bisa berdasarkan dari beberapa hal. Mulai dari kepentingan, fungsi, dan bentuk fisiknya. Berikut adalah informasi lengkap mengenai jenis-jenis dokumen yang perlu diketahui. 

Dokumen Berdasarkan Kepentingannya 

Dokumen administrasi perkantoran berdasarkan kepentingannya terdiri atas dokumen pribadi, dokumen niaga, dokumen pemerintah, dan dokumen sejarah. Berikut adalah penjelasan selengkapnya untuk anda: 

a. Dokumen Pribadi 

Pengertian dari dokumen pribadi adalah dokumen yang menyangkut kepentingan milik perorangan. Adapun contoh dokumen pribadi seperti ijazah, KTP, atau SIM. 

b. Dokumen Niaga 

Selanjutnya adalah dokumen niaga. Ini merupakan dokumen yang ada keterkaitannya dengan perniagaan. Dokumen ini berupa surat-surat berharga yang bisa dipakai sebagai alat pembayaran. Contoh dari dokumen niaga diantaranya adalah faktur, cek, packing list, obligasi, surat pengantar, kwitansi, saham, bill of lading, dan juga letter of credit. 

c. Dokumen Pemerintah 

Jenis dokumen yang satu ini isinya tentang informasi ketatanegaraan dari sebuah pemerintahan. Dokumen ini seringkali digunakan sebagai pembuktian kegiatan sebuah pemerintahan. Contoh dari dokumen pemerintah diantaranya adalah peraturan daerah, keputusan presiden, perjanjian kerjasama antar negara, peraturan pemerintah, dan undang-undang. 

d. Dokumen Sejarah 

Pengertian dari dokumen sejarah adalah dokumen yang ada kaitannya dengan sejarah. Bisa berupa catatan penting yang dipakai sebagai alat pembuktian peristiwa yang sudah terjadi di masa lalu. Misalnya tugu, fosil, rekaman film perjuangan, naskah proklamasi, dan autobiografi. 

Dokumen Berdasarkan Fungsinya 

Dilihat dari segi fungsinya, dokumen administrasi perkantoran meliputi dokumen statis dan dokumen dinamis. 

Pengertian dari dokumen statis adalah dokumen yang tidak secara langsung digunakan di dalam proses pekerjaan kantor. Sementara untuk dokumen dinamis ini merupakan dokumen yang dipakai secara langsung di dalam proses menyelesaikan pekerjaan kantor. Dokumen dinamis sendiri terdiri atas 3 macam yakni dokumen dinamis aktif, dokumen dinamis semi aktif, dan inaktif. 

Jenis Dokumen Berdasarkan Bentuk Fisik 

Satu lagi jenis dokumen yang bisa didasarkan dari bentuk fisiknya. Dokumen ini terdiri dari dokumen korporil, dokumen literer, dan dokumen privat. Berikut adalah penjelasan dari masing-masing dokumen berdasarkan bentuk fisiknya. 

a. Dokumen Korporil 

Jenis dokumen yang satu ini berupa benda sejarah. Dokumen ini umumnya dikumpulkan di dalam sebuah museum. Contoh dokumen korporil diantaranya adalah pakaian adat, arca, uang kuno, patung, dan keris. 

b. Dokumen Literer 

Dokumen literer adalah dokumen yang ada karena telah dicetak, ditulis, digambar atau direkam, serta dikumpulkan di dalam sebuah perpustakaan. Contoh dari dokumen literer diantaranya adalah majalah, buku, dan juga film. 

c. Dokumen Privat 

Salah satu jenis dokumen administrasi perkantoran adalah dokumen privat. Ini merupakan dokumen yang berupa arsip atau surat. Dokumen ini disimpan dengan sistem kearsipan. Contoh dari dokumen privat diantaranya adalah surat berharga, surat dinas, surat tanda bukti, surat niaga, dan laporan.
Review Pengertian dan Jenis-jenis Dokumen Administrasi Perkantoran Pengertian dan Jenis-jenis Dokumen Administrasi Perkantoran Reviewed by on Wednesday, May 20, 2020 Rating: 5

No comments:

Powered by Blogger.