Pengertian Total Quality Management dan 8 Elemen Pokoknya

Total Quality Management atau biasa disebut dengan TQM merupakan salah satu materi kuliah manajemen yang wajib ditempuh. Pengertian dari TQM yaitu sebuah sistem manajemen kualitas yang berorientasi pada pelanggan (customer oriented) dengan melibatkan semua level karyawan guna melakukan peningkatan atau perbaikan yang berkesinambungan (secara terus menerus). Dalam TQM terdapat 8 elemen pokok yang perlu kamu ketahui fungsinya.

8 Elemen Pokok Dalam Total Quality Management

1. Fokus Kepada Pelanggan (Customer Focused)

Secara umum pengertian dari pelanggan adalah pihak yang menentukan apakah kualitas pada suatu produk maupun jasa yang telah dihasilkan oleh perusahaan, telah memenuhi kebutuhan atau tingkat kualitas yang diinginkan. Biasanya pelanggan tidak akan bisa melihat usaha apa saja yang telah dilakukan oleh perusahaan untuk mendorong adanya peningkatan kualitas dan kepuasan terhadap pelanggan.

Dalam materi kuliah manajemen yang membahas strategi TQM ini, perusahaan akan melakukan banyak cara untuk bisa meningkatkan kualitas dan kepuasan pelanggan terhadap produk maupun jasa. Cara yang dilakukan diantaranya ada pelatihan karyawan, perbaikan proses, adanya penggunaan mesin canggih ataupun mengadopsi teknologi terbaru. Hingga pada akhirnya pelanggan lah yang menentukan apakah upaya upaya tersebut bermanfaat atau tidak.

2. Keterlibatan Karyawan Secara Keseluruhan (Total Employee Involvement)

Karyawan adalah salah satu sumber perusahaan yang penting dalam mencapai tujuan yang telah dicanangkan. Dengan begitu, adanya keterlibatan karyawan secara menyeluruh bisa mendukung perusahaan untuk melakukan proses dan kualitas yang berkesinambungan. Hingga kemudian perusahaan dapat menghasilkan produk dan layanan yang terbaik untuk para pelanggan.

Pada strategi ini semua karyawan harus berpartisipasi guna mencapai tujuan bersama. Strategi TQM ini, sasaran mutu akan melibatkan seluruh dari tingkat pimpinan hingga karyawan. Sehingga tujuan yang ingin dicapai oleh perusahaan dapat diketahui oleh seluruh karyawan. Umumnya dalam pemberdayaan karyawan, maka perusahaan perlu mengadakan pelatihan dan peningkatan pada ketrampilan karyawan dalam mengerjakan tugas.

3. Perhatian Berpusat Pada Proses (process Centered)

Dalam sistem manajemen dengan strategi TQM, perhatian pada peningkatan proses merupakan pondasi dasar. Proses dalam sistem ini merupakan serangkaian langkah langkah yang dimulai dari penerimaan input dari supplier (internal maupun eksternal) hingga mentransformasikan input menjadi output yang akan dikirimkan ke pelanggan (internal maupun eksternal).

Tidak hanya perhatian dalam peningkatan proses, dalam TQM adanya peningkatan proses yang berkelanjutan merupakan hal yang utama. Dalam manajemen dibahas bahwa perbaikan yang berkelanjutan akan mampu mendorong perusahaan untuk menjadi kreatif dan analitis. Hal ini agar perusahaan bisa menemukan cara agar lebih kompetitif dan lebih efektif dalam memenuhi harapan pemangku kepentingan.

4. Sistem yang terintegrasi (Integrated System)

Setip perusahaan memerlukan adanya sistem yang terintegrasi baik agar misi, visi, strategi, tujuan, kebijakan, dan sasaran bisa dikomunikasikan secara baik dan jelas kepada seluruh karyawan. Meskipun terdapat banyak ruang lingkup dan keahlian pada suatu perusahaan yang membentuk departemen secara horizontal maupun vertikal. Umumnya setiap perusahaan akan memiliki budaya kerja yang unik, sehingga sistem integrasi akan menghubungkan unsur unsur peningkatan bisnis.

Tidak hanya itu, adanya proses mikro juga bisa menambah proses yang lebih besar kemudian semua proses disatukan dalam proses bisnis yang diperlukan untuk menentukan dan menetapkan strategi. Oleh karena itu, dalam materi kuliah ini tentang manajemen strategi TQM, ditekankan bahwa setiap orang dalam perusahaan harus memahami visi, misi, prinsip, kebijakan mutu, tujuan, serta proses perusahaan.

5. Pendekatan Strategis dan Sistematis (Strategy and Systematic Approach)

Pendekatan strategis dan sistematis menjadi salah satu bagian penting dalam Total Quality Management untuk mencapai visi, misi, dan tujuan perusahaan. Dimana proses ini biasanya disebut sebagai manajemen strategi ataupun perencanaan strategi, dengan melakukan perumusan dan perencanaan strategi dalam mengintegrasikan konsep kualitas ke dalam strategi perusahaan secara keseluruhan.

6. Peningkatan yang Berkesinambungan (Continual Improvement)

Adanya perbaikan yang dilakukan secara terus menerus dalam perusahaan akan menyebabkan peningkatan yang lebih tinggi terhadap kualitas proses. Dijelaskan bahwa adanya perbaikan dan peningkatan yang berkesinambungan, bisa mendorong perusahaan melakukan analisis dan menciptakan cara yang lebih efektif dan bersaing untuk mencapai tujuan perusahaan.

7. Keputusan Berdasarkan Fakta (Fact-based Decision Making)

Untuk bisa mengetahui sejauh mana kinerja suatu perusahaan, maka diperlukan adanya data sebagai alat pengukurnya. Strategi TQM akan mewajibkan perusahaan mengumpulkan dan melakukan analisis data secara berkesinambungan agar kebijakan atau keputusan yang diambil benar benar tepat sasaran dan akurat. Saat ada data, maka perusahaan bisa menarik kesimpulan berdasarkan hasil sebelumnya.

8. Komunikasi (Communications)

Setiap perusahaan pasti akan ada perubahan baik itu dalam strategi, jadwal, kebijakan, maupun metode pelaksanaan dalam kegiatan operasional. Strategi TQM yang dibahas dalam materi kuliah manajemen, perubahan yang terjadi perlu dikomunikasikan dengan baik kepada seluruh karyawan yang bersangkutan. Dimana komunikasi yang baik ini akan menimbulkan semangat kerja dan motivasi dalam mencapai tujuan perusahaan.

Demikian penjelasan mengenai 8 elemen dasar yang ada dalam strategi Total Quality Management, dimana strategi tersebut didasari dengan membangun budaya melalui nilai nilai perusahaan yang sudah ditanamkan dan dianut oleh karyawan dalam perusahaan secara keseluruhan. Semoga dengan membaca ulasan ini, kamu bisa menambah wawasan tentang manajemen kualitas.